Mantener la capacidad de rendimiento a largo plazo: por qué los buenos procesos también permiten recuperarse

Más esfuerzo no siempre significa mayor rendimiento

La BAuA considera que los períodos de descanso y las pausas son necesarios para compensar, mediante la recuperación, el desgaste derivado del trabajo. Sin embargo, el tiempo libre de trabajo no está automáticamente disponible en su totalidad para recuperarse, ya que también incluye desplazamientos y obligaciones personales. Esto es especialmente importante para las pequeñas empresas cuando se da por sentado que un elevado esfuerzo personal constituye una reserva a la que recurrir. Un cuello de botella ocasional no es lo mismo que un proceso que habitualmente solo funciona a base de horas adicionales. En el segundo caso, conviene preguntarse qué exigencias, responsabilidades o canales de información no encajan entre sí. El problema de una lista de tareas permanentemente llena no puede resolverse solo con disciplina individual. Las herramientas digitales tampoco cambian mucho esta situación si únicamente aumentan el número de solicitudes que deben atenderse en el mismo tiempo limitado. Por eso, mantener la capacidad de rendimiento requiere límites organizativos, y no solo la disposición a asumir siempre una tarea más.

Evaluar si la digitalización reduce la carga de trabajo

KfW Research describe la digitalización como una fuente importante de innovaciones empresariales y estudia sus relaciones con la evolución de las empresas. No obstante, en cada empresa debe comprobarse de forma concreta si una medida reduce realmente la carga de trabajo. Un sistema digital puede reducir la introducción duplicada de datos y, al mismo tiempo, generar nuevos pasos de control y notificaciones. Por ello, el análisis debe abarcar todo el esfuerzo que implica. ¿Quién mantiene los datos maestros, gestiona las excepciones y explica los cambios? ¿Se simplifican las tareas o solo se trasladan de unas personas a otras? Una prueba a pequeña escala en la que se documenten las consultas de aclaración permite hacer visibles estos efectos. Igual de importante es cómo se utiliza el tiempo ganado. Si el tiempo que libera cada simplificación se ocupa de inmediato con nuevas tareas simultáneas, la carga de trabajo no necesariamente disminuye. El progreso técnico y unas mejores condiciones laborales son compatibles, pero no surgen automáticamente de una misma decisión o de un mismo programa informático.

Tratar la recuperación como una condición para la calidad

Las pausas y la posibilidad de terminar la jornada a la hora prevista no deberían depender de que, por casualidad, ya no quede nada por hacer. En muchas empresas, esa situación rara vez se alcanza. Resultan más útiles los traspasos claros de tareas y responsabilidades, las prioridades visibles y una comprensión compartida de qué tareas pueden esperar hasta el siguiente día de trabajo. También es necesario gestionar adecuadamente los mensajes durante las ausencias, para que no todas las cuestiones pendientes recaigan en la persona que en ese momento no está disponible. La organización concreta debe ajustarse a la actividad, la responsabilidad y los requisitos aplicables. Lo decisivo es la perspectiva de fondo: la recuperación no es ajena al trabajo profesional, sino que contribuye a crear las condiciones necesarias para realizarlo. Por eso, una pequeña empresa bien organizada no solo registra los encargos completados, sino que también detecta las señales recurrentes de sobrecarga. A partir de ellas pueden desarrollarse mejores procesos que permitan trabajar con fiabilidad sin depender de forma permanente de la disponibilidad ilimitada de determinadas personas.

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